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アポスティーユ申請 方法や流れなどを詳しく説明します

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こんにちは。ゆるです!

 

2021年冬からの韓国留学を目指して奔走する毎日を送っておりますゆるです。

さて、今日はアポスティーについてお話していきたいと思います。

 

まず、アポスティーユは何ぞや?という方へご説明を...

外国公文書の認証を不要とする条約(略称:認証不要条約)」(1961年10月5日のハーグ条約)に基づく付箋(=アポスティーユ)による外務省の証明のことです。提出先国はハーグ条約締約国のみです。アポスティーユを取得すると日本にある大使館・(総)領事館の領事認証があるものと同等のものとして,提出先国で使用することができます。

引用:公印確認・アポスティーユとは|外務省

 

ちょっとわかりにくいですね。ちなみに私は最初全く理解できず頭がまっちろになりました。

これ、すごく簡単に言うと、

日本で発行された書類を外国に提出するときに『この書類は(きちんと国が認めた)公文書ですよ』とお墨付きをもらうということです。

今回私が韓国への語学留学をするにあたって、何の書類にアポスティーユが必要だったかというと

留学先の学校へ提出する卒業証明書です。

韓国留学をする上では去年からかな?(曖昧)どうやら必須になったようなので、韓国留学を予定している方は漏れなくこのアポスティーユ申請をすることになります。

ちなみにこちらのアポスティーユ申請、住んでいる地域や最終学歴校によって手続きが異なります。私は、おそらく一番手続きを踏んだパターンの人間だと思いますので同じような方の参考になればうれしいです...!!

 

では、早速申請の方法について説明していきまーーす!

 

 

アポスティーユ申請の流れと詳細

学校(最終学歴校)へ卒業証明書の発行を申請する。

まずは、アポスティーユ認証を貰うための原本である卒業証明書を手に入れます。私は、念のために英文で発行してもらいました。もしかしたら、日文でも大丈夫かもしれませんが必ず留学先の学校へ問い合わせしてください。

証明書の発行方法についてですが、卒業校のHPに卒業証明書の発行申請手順が載っている場合はそれに従って、ない場合は学校に直接問い合わせてみましょう。

※英文の卒業証明書には公印(学校印)が必要です。学校長の署名だけでは認められないという情報を目にしたので気を付けてください。

 

公証役場にて公証を受ける

私文書である卒業証明書は公証人が『この卒業証明書は公文書である』と認めて、ようやく公文書になります。私立高校、私立大学、国公立大学(現独立行政法人が最終学歴校にあたる方はこの手続きが必要になります。都道府県立、市区町村立の公立学校が最終学歴校にあたる方はそもそも学校が発行した時点で公文書となっているので、この手続きは必要ありません!(いいなぁ!)

私は手続きが必要な側の人間だったのですが、この手続き、11,500円(英文値段)かかりました。ひぇぇ...!高いぃぃぃ...!

手続きに必要なものは以下の通りです。ちなみに私は書類が揃った時点でFAXを送り、内容に間違いがないか公証役場に確認してもらいました。公証役場の方にそのように指示されたのですが、もしかしたら場所ごと手順や必要書類が異なる場合があります。なので、とにかく公証役場には準備の段階で早めに必要書類と手順についての確認をすることをお勧めします。

 

・卒業証明書(英文)

・宣言書(英文)

・身分証明書

 

卒業証明書は恐らく厳封(開けたらその時点で効力を失いますよという魔法の印のようなもの)がしてあると思いますが、一応公証役場に確認して私は封筒を開けて原本を持っていきました。アポスティーユについて調べている最中に、厳封されたまま公証役場に持っていったらその日は受け付けてもらえなかった、という情報を目にしたので一応最寄りの公証役場に確認してみてください。

お次は宣言書について説明します。また、よくわからない単語がでてきましたね。

こちら何を宣言するかというと『この卒業証明書は真正な原本であることを宣言します(私が)』という内容になります。

この宣言書については、”宣言書 卒業証明 英文”でググったらたくさんテンプレがでてきますので、お好きなものを選んで作成してみてください!

ちなみに私は、こちら⇩のサンプル(2.証明書等が英文の場合)を参考にさせていただきました。

外国文認証 | 鶴見公証役場

 

さて、書類がそろったら再度公証役場へ連絡し予約を取ります。これ、突撃訪問したら待たされる場合があるので、きちんと予約を取ってから訪問しましょう。

手続き自体は15分ほどで終わります。

 

法務局にて公証人押印証明を貰う

ようやく公文書になったことだし、外務省にアポスティーユ申請をしたいところですが、実はまだ、まだなんですよね。。。今度は何が必要かというと公証人が属している法務局の長が『これは、うちの管轄の公証人が間違いなく公証したものですよ』と証明する内容のものになります。いやー、行政手続きの煩雑さを垣間見た気がしますね(小声)!

ちなみにこの手続き、埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野及び新潟の7県にお住まいの方は公証人の認証と法務局長による公証人押印証明を一度に取得できます。(いいなぁ!)

そしてなんと!実は!東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府公証役場では、公証人認証、法務局証人押印証明及び外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得できます。(いいなぁぁぁぁ!)

 

詳しくはこちら⇩を参照してください。

申請手続きガイド 2 申請の流れ|外務省

 

さて、それ以外の県に住んでいる方々は地道に法務局に出向く、もしくは郵送で手続きを取る必要があります。頑張ろーー!

手続きに必要なものは以下の通りです。

 

【郵送の場合】

・卒業証明書(宣言書と認証書がホッチキス留めされているのでそのままで)

・申請書(それぞれの法務局のHP参照)

・返信用封筒

 

ちなみに、法務局の出先機関が近くにある方(私はそうだった)、そこではできない可能性があります!手続きができる法務局がきちんと決まってますので、公証役場にて必ず確認してください。

私は郵送を選択したので、この書類を送ってあとは返信を待ちます。

 

外務省へアポスティーユ申請

ようやくです。私の中ではラスボス感ありますが、韓国留学準備のまだ序章も序章です。手続きは簡単!法務局から返信された書類を申請書と一緒に外務省に送るだけです。※コロナの影響で大阪分室以外は窓口申請を一時停止しているそうです。(2021年9月現在)郵送で申請を行いましょう。

手続きに必要なものは以下の通りです。

 

・卒業証書(諸々書類がホッチキス留めされているのでそのままで)

・申請書 ⇩からダウンロードできます。

 申請書・委任状のダウンロード|外務省

・返信用封筒

 

 

 

申請書の記載内容については、外務省HP内にある記入例を参考にしていただきたいのですが、一応記入例と異なる部分について記載します。

提出国➯韓国

使用目的➯語学留学(D4ビザの場合)

書類➯8.学校関係

発行者肩書➯○○法務局長

発行者氏名➯法務局長の氏名

発行年月日及び番号➯法務局の証明書の発行年月日と公証番号(法務局の書類に記してあります)

 

これで書類が揃いましたので、外務省へ郵送します。そして、あとはわくわく書類が届くのを待つだけです!!お疲れさまでしたーーーー!

 

 

どのくらいの期間かかった?

私は恐らく一番時間を要したパターンだったのではないかと思いますが、卒業証明書を学校へ郵送申請した日からアポスティーユ認証の書類が届くまで書類の準備含め約3週間かかりました。

それぞれにかかった期間は以下の通りです。

 

・卒業証明書(郵送):5日(速達で送り返信も速達でお願いしました。)

公証役場認証:1日

・法務局押印証明(郵送):3日

・外務省アポスティーユ認証(郵送):9日

 

私みたいに郵送での手続きが多い方は、余裕をもって1か月ほどかかると見ておいてよいかと思います。

 

かかった費用について

・卒業証明書(郵送):発行手数料(英文)500円

           速達代金374円×2=748円

公証役場認証:手数料 11,500円

・法務局押印証明(郵送):郵送代(簡易書留)460円×2=920円

・外務省アポスティーユ認証(郵送):郵送代(簡易書留)460円×2=920円

計 14,588円

 

まとめ

聞きなれない言葉がたくさん出てきたため複雑に感じますが、手続き自体は単純でした!ただ時間は要するので、もし時間に余裕がないよー!という方がいらっしゃいましたら、代行サービスを利用するのも有りだと思います。いずれにせよみなさん無事にアポスティーユ認証を受けられますように...。

 

ここまで見ていただきありがとうございました!

 

それでは。。。